Dijitalleşme Deyince, Dijital Dönüşüm

Dijitalleşme ya da Dijital Dönüşüm kavramı son yıllarda sıklıkla konuşulan, artık yavaş yavaş dillere pelesenk olmuş bir kavram. İş süreçlerinin dijitalleşmesi, işletmedeki süreçlerin bütünsel bir bakış açısı ile dijital ortamına alınması şeklinde kısaca tanımlanabilir. Bu süreç, bir heves olarak ya da geçici bir talep olarak gerçekleşmemeli, etkin bir planlama ve ihityaç analizi yapılarak hayata geçirilmelidir.

Dijitalleşme, sadece işletmedeki işlerin bilgisayar, dijital ortama aktarılması, daha önce manuel olarak yapılan işlerin artık dijital ortamda yapılması şeklinde basite de indirgenemeyecek bir konudur. Dijitalleşme, bir yönetim, felsefedir. Bir yandan işler dijital ortama aktarılırken, aynı zamanda işletmedeki yönetim tarzının da bu dönüşüme uygun olmasını gerektirir.

Tek başına kullanılan form, raporların dijital ortama aktarılması, sürdürülebilir bir dijitalleşme için yeterli değildir. Yönetim tarzı, strateji, kurum kültürü ve teknolojinin eşgüdümlü şekilde, birlikte hareket etmeleri, aynı zeminde buluşmaları gerekir.

İşletme yönetimi, dijitalleşme konusundaki kararını vermeden önce ki ben bunu kritik ve işletmenin geleceği adına kritik bir karar olarak görüyorum, stratejilerini, hedeflerini, kurum kültürünü ve de fiili durumunu ciddi şekilde gözden geçirmelidir, bir nevi ‘’İş Süreçlerinin Dijitalleşmesi SWOT Analizi’’ yapmalıdır.

Aksi takdirde o işletme için işler istenildiği gibi gitmez ve sonuç bir başarısızlık olur.

Bütünsel, etkin ihtiyaç analizi yapılarak başlatılan bir dijitalleşme süreci, günün sonunda mutlaka gerekli faydalarını verecektir.

Dijitalleşme, bir işletmedeki operasyonel verimliliği de artırmanın bir yolu olarak, işletmenin entegre bir bilgi teknolojileri yapısına sahip olması şeklinde özetlenebilir. Bu işletmenin süreçlerinde hiçbir iyileşme olmadan tek başına işletmede kullanılan ERP programlarını güncellemek, manuel yapılan bazı işlemleri  artık bilgi teknolojilerinin el verdiği yazılım ya da donanım ile yapmak demek de değildir.

Nasıl ki bir ev inşa ederken önce harcını atıyorsak, işletmenin harcı da işletmenin süreçleridir. Süreçlere dokunmadan, süreçleri gözden geçirmeden, dünyanın en gelişmiş yazılımını; kurumunuzda devreye de alsanız bunun işletmenize gerçekten bir faydası dokunmaz.

Ben bütünsel bir bakış açısı ile gerçekleştirilen, ayağı yere sağlam basan, doğru bir yönetim felsefesi, doğru kurum kültürü, doğru ihtiyaç planlaması üzerine projelendirilmiş dijitalleşme çalışmalarını’’ Organik Dijitalleşme’’, tersini ise ‘’Kozmetik Dijitalleşme’’ olarak tanımlamaktayım.

Kozmetik Dijitalleşme, ağırlıklı olarak temenniler ve genellikle işletmenin ‘’hevesi üzerine’’ kurulu olan, altyapısı çok sağlam olmayan, yanlış ya da eksik ihtiyaç analizi ile tetiklenen dijitalleşme çabaları şeklinde ifade edilebilir.

Organik Dijitalleşme ise arzu edilen, istenilen, hedeflenen durum olarak kısaca ifade edilebilir.

Organik Dijitalleşme, işletmeye:

• Operasyonel süreçlerini kağıt ortamından kurtarma,
• Süreçler arası etkinlik ve verimliliği gözlemleme,ölçme
• Karar destek sistemlerinin oluşturulmasına zemin oluşturma
• Mevcut insan sermayesini daha etkin,verimli kullanma
• Genel verimlilik,etkinlik artışları vb.faydalar sağlayacaktır.

Dijitalleşme ile ilgili projelerin kimi zaman istenilen başarıyı yakalamamasının kök nedenleri arasında konuyu sadece ‘’teknolojik boyut’’ ile ile değerlendirmek yatmaktadır. Konunun elbette teknolojik boyutu vardır, ancak dijitalleşme derken tek başına teknolojik boyut ile sınırlı kalmak doğru bir değerlendirme olmaz.

Dijitalleşmenin, organizasyonel, kurum kültürü, kurum stratejileri, kurumun içinde yer aldığı sektör, mevcut çalışan dinamikleri, işin doğası, kullanılan teknoloji gibi bir çok parametresinin olduğu unutulmamalıdır.

Bu parametreler doğru ve bütünsel bir bakış açısı ile değerlendirildiğinde, organik yani doğru bir dijitalleşmeden bahsetmek mümkün olur.

Bir yandan teknoloji, yazılım, sistemler değişirken, aynı zamanda yönetim felsefesi, kurum içi iç iletişim gibi bunu destekleyecek ancak son derece kritik faktörlere hassasiyetle odaklanmak gerekecektir.

Sadece teknolojinin değiştiği ama bu değişimin işletme genel performansına ve iş süreçlerine yansımadığı bir dijitalleşme süreci, işletmeye de, işletmenin sektörüne de bir katkı, fayda sağlamaz.

Sonuç odaklı bir dijitalleşme süreci için, her şeyden önce işletme yönetiminin kararlılığı da önemlidir. İşletme yönetiminin kararlılığı, bir yandan teknolojiye yatırımın yapılma eğilimini güçlendirirken, diğer yandan da bu teknoloji ile entegre ilerleyecek süreçsel, kurum içi kültürel değişikliklerin de daha kolay hayata geçmesini sağlayacaktır.

Bu alanda global projeler, çalışmalar yapan bir danışman aynı zamanda bir hoca olarak şunu nacizane söyleyebilirim ki, yönetim kararlılığı olmayan, yönetimin arkasında durmadığı her şeyde olduğu gibi bu konuda da kararlılık ve yönetsel destek olmaz ise, dijitalleşmeye yönelik çaba, çalışmalar birer hevesten öteye geçmez, kalıcı olamaz.

işletmenin dijitalleşme talepleri

Bir başka nokta, işletmenin dijitalleşme talepleri gerçekten yerinde talepler mi? İkincisi, işletme yönetiminin algıladığı dijitalleşme olgusu ne? Dijitalleşmeden beklentileri nelerdir işletme yönetiminin? gibi soruları iyi şekilde irdelemek ve analiz etmek gerekmekte. Sürdürülebilir olmayacak şekilde, bir süre gereksiz donanım ve yazılım masrafına katlanmak, işletmeleri kullanılmayan yazılım, donanım çöplüğüne çevirmekten başka bir fayda sağlamayacaktır.

Dijital Dönüşüm, mekanik değil, organik bir yönetim tarzı ve felsefesine ihtiyaç duyan bir olgu. Bu organik yapıyı oluşturan faktörlerin bazında da işletmelerin süreçlerini iyileştirecek, geliştirecek inovatif yani yenilikçi organizasyonel  gelişim ve değişim yönetimi uygulama, yöntemlerinin de bütünsel olarak gerçekleştirilmesine ihtiyaç duyuyor. Sadece teknolojiyi eksene alarak, dijital dönüşüyoruz demek teknik olarak yetersiz bir algılayış, kavrama olur.

Dijital Dönüşüm, teknolojik hamlelerin, organizasyonel hamleler ile birlikte-ne eksik ne fazla- atılmasını gerektiren bir kavram. Bir yandan yazılımsal ve donanımsal  atılımlar yapılırken, bundan işletmenin organizasyonel yapısı da etkilenmek durumunda.  Sadece organizasyonel yapı, yani görev-yetki-sorumluluk ilişkileri, hiyerarşi, yetki göçerimi gibi faktörlerler değil, İK, Ar-Ge, Üretim, Planlama, Satınalma, Pazarlama, Satış, Bakım-Onarım vb. tüm ilgili süreçler de hamlelere uygun şekilde eş zamanlı ya da projelendirilerek değişmeli.

Dijital Dönüşüm kelimesini değerlendirirken

Dijital Dönüşüm kelimesini değerlendirirken, ifadenin dijital kısmını; teknoloji ile, dönüşüm kısmını ise değişim yönetimi alanı ile ilişkilendirmeyi doğru buluyorum. İki faktörden bir tanesi eksik ise hedeflenen elde edilmemiş oluyor. Her şeyde olduğu gibi dijitalleşme konusuna da işletme yönetimlerinin bilinçli şekilde yaklaşmaları, konuyu popülist bir yaklaşım ile ya da bir heves olarak ele almamaları gerekir.

Yukarıda saymış olduğumuz tüm faktörler işletme yönetimleri tarafından hassasiyetle değerlendirilmeli, konuya ciddi yaklaşılmalı, doğru ihtiyaç analizleri ve doğru proje yönetimleri ile dijitalleşme çabalarının başarısı güvence altına alınmalıdır.

Dr.Umut Köksal

UK Danışmanlık Kurucusu

www.ukdanismanlik.com